1.
Kto jest administratorem Pani/Pana danych

Administratorem
Pani/Pana danych osobowych w ramach serwisów ekologus.pl oraz
sklep.ekologus.pl jest Ekologus spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością z siedzibą w Bielsku-Białej (43-309), ul.
Jaskółcza 29, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej,
VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000030618, NIP
5471940780, REGON 072720333 („Administrator”, „my”).

Kontakt:
e-mail [email protected], tel. +48 33 496 03 00, korespondencyjnie
na adres siedziby.

Inspektor
Ochrony Danych

Wyznaczyliśmy
Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we
wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i
korzystania z praw z RODO: Łukasz Wyrzykowski, e-mail
[email protected]. Kontakt z Inspektorem jest zawsze możliwy również
korespondencyjnie, na adres siedziby Administratora z dopiskiem
„Inspektor Ochrony Danych”.

2.
Czego dotyczy ta Polityka

Polityka
ma zastosowanie do serwisów internetowych ekologus.pl i
sklep.ekologus.pl (dalej łącznie „Serwis”) oraz do danych,
które przetwarzamy w związku z korzystaniem z nich — w tym w
związku z kontaktem, zapytaniami ofertowymi, zapisami na szkolenia i
webinary, zapisem na newsletter, rekrutacją, prowadzeniem konta i
realizacją zamówień w sklepie.

Nasza
działalność obejmuje doradztwo i outsourcing ekologiczny,
opracowania dokumentacji i ekspertyzy, audyty systemów zarządzania,
pomiary i analizy laboratoryjne, rekultywacje i remediacje, usługi
BHP i ochrony przeciwpożarowej, szkolenia i webinary oraz sprzedaż
sorbentów i zestawów awaryjnych. Polityka opisuje przetwarzanie
danych we wszystkich tych obszarach w zakresie, w jakim wiąże się
ono z Serwisem.

Odrębne
zasady mogą wynikać z klauzul informacyjnych przekazywanych w
konkretnych sytuacjach — na przykład na karcie zgłoszenia na
szkolenie, w umowie albo w dokumentacji pracowniczej. W razie
rozbieżności pierwszeństwo ma klauzula szczegółowa dotycząca
danej sytuacji.

3.
Kiedy i w jakich celach przetwarzamy dane

Dane
przetwarzamy wyłącznie w oznaczonych celach i w zakresie niezbędnym
do ich realizacji. Poniżej opisujemy każdą sytuację osobno — z
podstawą prawną i okresem przechowywania.

3.1.
Kontakt i zapytania ofertowe

Dotyczy
formularza kontaktowego na obu serwisach, zapytań kierowanych na
nasze adresy e-mail oraz przycisków „Poproś o wycenę” i „Złóż
zapytanie”. Przetwarzane dane: imię i nazwisko, adres e-mail,
numer telefonu, nazwa firmy, temat i treść wiadomości oraz
ewentualne załączniki.

Cel	Podstawa prawna	Uzasadniony interes (gdy lit. f)	Okres przechowywania
Odpowiedź na wiadomość i obsługa zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Udzielenie odpowiedzi osobie, która sama zwróciła się do nas z zapytaniem	Do zakończenia obsługi sprawy, a następnie 12 miesięcy
Przygotowanie oferty i czynności poprzedzające zawarcie umowy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	—	Do zakończenia rozmów; w razie zawarcia umowy — na zasadach dla umowy
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Ochrona praw Administratora w razie sporu	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń

Podanie
danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail albo numeru telefonu
nie będziemy mogli odpowiedzieć. Prosimy nie zamieszczać w
wiadomości danych, które nie są potrzebne do jej rozpatrzenia.

3.2.
Szkolenia i webinary

Dotyczy
zgłoszeń dokonywanych kartą zgłoszenia oraz przez formularz na
stronie danego szkolenia. Przetwarzane dane: imię i nazwisko,
stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa i dane instytucji
zgłaszającej, uwagi w karcie, a przy szkoleniach odpłatnych —
dane rozliczeniowe.

Cel	Podstawa prawna	Uzasadniony interes (gdy lit. f)	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy udziału: organizacja, kontakt, dostęp do platformy, ewidencja uczestnictwa, zaświadczenie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	—	Czas realizacji usługi oraz 3 lata (dokumentacja uczestnictwa)
Faktury, rozliczenia, obowiązki rachunkowe i podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi	—	5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy
Nagranie szkolenia i udostępnienie go uczestnikom	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO	Udokumentowanie przebiegu usługi i udostępnienie materiału uczestnikom	12 miesięcy od zakończenia szkolenia
Publikacja wizerunku w materiałach promocyjnych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych	—	Okres wskazany w zgodzie, nie dłużej niż do jej wycofania

Udział
w szkoleniu online bez włączonej kamery jest zawsze możliwy i nie
wpływa na wydanie zaświadczenia. Zgoda na publikację wizerunku
jest odrębna, w pełni dobrowolna i nie warunkuje udziału.

3.3.
Newsletter i informacje handlowe

Przetwarzane
dane: adres e-mail oraz — jeżeli poda je Pani/Pan dobrowolnie —
imię.

Cel	Podstawa prawna	Uzasadniony interes (gdy lit. f)	Okres przechowywania
Wysyłka newslettera oraz informacji handlowych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej (zgoda na kanał)	—	Do cofnięcia zgody albo rezygnacji z subskrypcji
Statystyki wysyłki i poprawa treści	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Ocena skuteczności komunikacji	Do rezygnacji albo wniesienia sprzeciwu
Wykazanie udzielenia i cofnięcia zgody	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Rozliczalność (art. 5 ust. 2 i art. 7 ust. 1 RODO)	3 lata od rezygnacji — wyłącznie adres e-mail i zapis daty zgody

Zgody
na newsletter i na pozostałe informacje handlowe są od siebie
niezależne. Rezygnacja jest możliwa w każdej chwili — linkiem w
każdej wiadomości albo pocztą elektroniczną na [email protected] —
i nie wpływa na zgodność z prawem wysyłki dokonanej wcześniej.

3.4.
Sklep internetowy — konto, zamówienia, zwroty i reklamacje

Cel	Podstawa prawna	Uzasadniony interes (gdy lit. f)	Okres przechowywania
Utworzenie i prowadzenie konta, logowanie, historia zamówień	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	—	Czas trwania usługi konta, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży: przyjęcie zamówienia, płatność, dostawa	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	—	Czas realizacji zamówienia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Faktury i dokumenty sprzedaży, obowiązki rachunkowe i podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	—	5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy
Odstąpienie od umowy, zwroty, rękojmia i gwarancja	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o prawach konsumenta i Kodeksem cywilnym oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO	—	Czas rozpatrzenia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Bezpieczeństwo Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom, dane techniczne i logi	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania usług świadczonych online	Logi — 6 miesięcy; przy incydencie — do jego wyjaśnienia

Numer
rachunku bankowego zbieramy wyłącznie wtedy, gdy zwrot należności
ma nastąpić przelewem. Podanie danych identyfikacyjnych,
kontaktowych i danych zamówienia jest niezbędne do rozpatrzenia
zgłoszenia.

3.5.
Rekrutacja

Cel	Podstawa prawna	Uzasadniony interes (gdy lit. f)	Okres przechowywania
Przeprowadzenie rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu	art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy	—	Do zakończenia rekrutacji, a następnie 6 miesięcy
Dane podane dobrowolnie, wykraczające poza zakres art. 22¹ Kodeksu pracy	art. 6 ust. 1 lit. a RODO	—	Jak dla danej rekrutacji
Udział w przyszłych rekrutacjach	art. 6 ust. 1 lit. a RODO	—	12 miesięcy od wyrażenia zgody albo do jej cofnięcia

Nie
prosimy o informacje o zdrowiu, przekonaniach ani przynależności do
organizacji i prosimy o ich nieprzesyłanie. Nie stosujemy
zautomatyzowanej oceny ani automatycznej selekcji aplikacji —
decyzje podejmuje człowiek.

4.
Dane, których nie otrzymaliśmy od Pani/Pana

W
dwóch sytuacjach dane pozyskujemy nie od osoby, której dotyczą.
Informacja poniżej realizuje obowiązek z art. 14 RODO.

4.1.
Uczestnicy szkoleń zgłoszeni przez pracodawcę lub inną instytucję

Źródło:
podmiot,
który dokonał zgłoszenia w karcie zgłoszenia — pracodawca albo
inna instytucja. Danych nie pozyskujemy ze źródeł publicznie
dostępnych.

Kategorie
danych: imię
i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, nazwa podmiotu
zgłaszającego oraz uwagi wpisane w karcie.

Cele
i podstawy: przeprowadzenie
szkolenia, przekazanie dostępu i kontakt organizacyjny — art. 6
ust. 1 lit. b i f RODO (wykonanie usługi zamówionej na Pani/Pana
rzecz); ewidencja uczestnictwa i zaświadczenie — art. 6 ust. 1
lit. b i f RODO, 3 lata; roszczenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do
przedawnienia.

Informację
tę przekazujemy uczestnikowi najpóźniej przy pierwszym kontakcie —
w wiadomości potwierdzającej zapis (art. 14 ust. 3 lit. b RODO).
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

4.2.
Osoby kontaktowe kontrahentów

Źródło:
podmiot,
który reprezentuje Pani/Pan albo u którego jest Pani/Pan
zatrudniona lub zatrudniony — wskazał Panią/Pana jako osobę
kontaktową w związku z umową, zapytaniem albo realizacją
projektu. Część danych może pochodzić ze źródeł publicznie
dostępnych: Krajowego Rejestru Sądowego, CEIDG albo strony
internetowej podmiotu.

Kategorie
danych: imię
i nazwisko, stanowisko lub funkcja, służbowy adres e-mail i numer
telefonu, dane podmiotu, zakres umocowania.

Cele
i podstawy: zawarcie
i wykonanie umowy z reprezentowanym podmiotem oraz bieżąca
komunikacja — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (sprawne wykonanie umowy
przez obie strony), przez czas trwania umowy; obowiązki rachunkowe i
podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, 5 lat; roszczenia — art. 6
ust. 1 lit. f RODO, do przedawnienia.

Przysługuje
Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych ze
szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO).

5.
Pliki cookies i podobne technologie

Serwis
wykorzystuje pliki cookies i technologie o podobnym działaniu (na
przykład local storage). Cookie to niewielki plik zapisywany na
Pani/Pana urządzeniu podczas przeglądania strony.

Przechowywanie
informacji na urządzeniu końcowym i uzyskiwanie do nich dostępu
wymaga zgody — z wyjątkiem tego, co jest niezbędne do świadczenia
usługi żądanej przez użytkownika (art. 399 Prawa komunikacji
elektronicznej). Zgodę na cookies analityczne i marketingowe
zbieramy przy pierwszej wizycie, przed uruchomieniem tych narzędzi,
i można ją w każdej chwili zmienić lub wycofać.

Kategoria	Do czego służy i na jakiej podstawie	Zgoda
Niezbędne	Utrzymanie sesji, zapamiętanie zawartości koszyka i wybranych ustawień, zapisanie Pani/Pana decyzji co do cookies, bezpieczeństwo Serwisu. Bez nich Serwis nie działa poprawnie. Podstawa: niezbędność do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.	Nie jest wymagana
Analityczne	Statystyki odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu — liczba użytkowników, czas na stronie, źródła ruchu, najpopularniejsze podstrony. Narzędzie: Google Analytics (Google Ireland Limited / Google LLC). Podstawa: zgoda — art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO.	Wymagana
Marketingowe	Kierowanie reklam, remarketing i pomiar skuteczności kampanii. Narzędzia: Google Ads (Google Ireland Limited / Google LLC), Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited / Meta Platforms, Inc.). Podstawa: zgoda — art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO.	Wymagana

Preferencje
można zmienić w każdej chwili — w mechanizmie zarządzania
zgodami dostępnym w Serwisie albo w ustawieniach przeglądarki.
Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie
się na konto albo złożenie zamówienia.

6.
Komu udostępniamy dane

Dane
ujawniamy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne, i na
odpowiedniej podstawie prawnej. Odbiorcami mogą być:

• dostawcy hostingu, utrzymania serwisów,
  poczty elektronicznej i usług informatycznych — jako podmioty
  przetwarzające, na podstawie umów powierzenia przetwarzania;

• operator płatności online obsługujący
  transakcje w sklepie — mElements S.A., usługa Paynow — jako
  odrębny administrator w zakresie własnej usługi płatniczej;

• przewoźnicy i firmy kurierskie
  realizujące dostawę — jako odrębni administratorzy w zakresie
  własnych usług; przekazujemy im wyłącznie dane niezbędne do
  doręczenia;

• dostawca platformy, na której
  prowadzimy szkolenia i webinary online, oraz platformy szkoleniowej
  — jako podmioty przetwarzające;

• biuro rachunkowe i dostawcy systemów
  księgowych i kadrowo-płacowych — jako podmioty przetwarzające;

• Google (usługi Google Analytics i
  Google Ads) oraz Meta (Meta Pixel) — jako odrębni administratorzy
  w zakresie danych zbieranych za pośrednictwem plików cookies,
  wyłącznie po uzyskaniu Pani/Pana zgody;

• kancelarie prawne, doradcy i audytorzy —
  w zakresie niezbędnym do świadczenia nam usług, na podstawie umów
  powierzenia albo jako odrębni administratorzy;

• banki i instytucje płatnicze — w
  zakresie rozliczeń i zwrotów;

• organy publiczne uprawnione do żądania
  danych na podstawie przepisów prawa — w zakresie i w celu
  wynikającym z żądania.

Nie
sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich podmiotom
nieuprawnionym. Lista kategorii odbiorców może się zmieniać wraz
z rozwojem Serwisu — aktualizujemy wówczas tę Politykę.

7.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co
do zasady dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym —
serwery i bazy danych obsługujące Serwis i sklep znajdują się w
Polsce lub innych państwach EOG.

Przekazanie
poza EOG następuje w związku z korzystaniem z narzędzi, których
dostawcy mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych — Google
Analytics, Google Ads, Meta Pixel, a przy szkoleniach online także
platformy do prowadzenia spotkań. Dotyczy to danych opisanych w
sekcji o cookies oraz danych organizacyjnych związanych z udziałem
w szkoleniu online.

Podstawą
przekazania jest w pierwszej kolejności decyzja wykonawcza Komisji
(UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień
ochrony danych osobowych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework —
wobec importera posiadającego aktualną certyfikację w tym
mechanizmie. Jeżeli importer nie jest certyfikowany, przekazanie
opieramy na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez
Komisję Europejską wraz ze środkami uzupełniającymi ustalonymi
na podstawie oceny skutków transferu.

Informację
o zastosowanych zabezpieczeniach albo ich kopię można uzyskać,
pisząc na [email protected]. Jeżeli chce Pani/Pan uniknąć
przekazywania danych poza EOG w warstwie analitycznej i
marketingowej, wystarczy nie udzielać zgody na cookies analityczne i
marketingowe albo ją wycofać.

8.
Jak długo przechowujemy dane

Okresy
podajemy przy każdym celu w sekcjach 3 i 4. Zasady ogólne:

• dane przetwarzane w celu wykonania umowy
  — przez czas jej trwania, a następnie do upływu terminu
  przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń
  związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i roszczeń
  okresowych — 3 lata);

• dokumenty księgowe i podatkowe — 5
  lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy;

• dane przetwarzane na podstawie zgody —
  do jej cofnięcia; po cofnięciu zachowujemy wyłącznie zapis faktu
  i daty udzielenia oraz cofnięcia zgody, na potrzeby rozliczalności;

• dane przetwarzane na podstawie prawnie
  uzasadnionego interesu — do czasu jego zrealizowania albo
  skutecznego wniesienia sprzeciwu;

• dokumentacja pracownicza i akta osobowe
  — w okresach wynikających z przepisów prawa pracy.

Po
upływie tych okresów dane usuwamy albo anonimizujemy w sposób
uniemożliwiający identyfikację.

9.
Pani/Pana prawa

Przysługuje
Pani/Panu prawo:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii
  (art. 15 RODO);

• sprostowania danych nieprawidłowych i
  uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);

• usunięcia danych w sytuacjach
  wskazanych w art. 17 RODO — z zastrzeżeniem, że prawo to nie
  obejmuje danych, których przechowywanie wynika z obowiązków
  prawnych, w szczególności rachunkowych i podatkowych;

• ograniczenia przetwarzania (art. 18
  RODO);

• przenoszenia danych, które nam Pani/Pan
  dostarczyła lub dostarczył — gdy podstawą jest zgoda albo umowa
  i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany (art. 20
  RODO);

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
  opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie — z przyczyn
  związanych ze szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO), a wobec
  marketingu bezpośredniego — w każdej chwili i bez podawania
  przyczyny (art. 21 ust. 2 i 3 RODO); po takim sprzeciwie
  niezwłocznie zaprzestajemy przetwarzania w tym celu;

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie —
  gdy podstawą jest zgoda (art. 7 ust. 3 RODO); cofnięcie nie wpływa
  na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu
  Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,
  uodo.gov.pl).

Rozróżnienie,
które w praktyce bywa mylone: sprzeciw
dotyczy przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie i na
marketingu bezpośrednim; cofnięcie zgody dotyczy wyłącznie
przetwarzania opartego na zgodzie — na przykład newslettera,
publikacji wizerunku albo cookies analitycznych i marketingowych.

Żądania
prosimy kierować na [email protected] albo korespondencyjnie na adres
siedziby. Możemy poprosić o informacje pozwalające Panią/Pana
zidentyfikować w naszych systemach — na przykład adres e-mail
użyty przy zapisie lub numer zamówienia. Odpowiadamy w terminie
miesiąca; przy żądaniach skomplikowanych lub licznych termin może
zostać przedłużony o dwa miesiące, o czym uprzedzimy wraz z
podaniem przyczyny.

10.
Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

W
warstwie marketingowej opartej na plikach cookies — i wyłącznie
po uzyskaniu Pani/Pana zgody na cookies marketingowe — dopasowujemy
treści reklamowe do aktywności w Serwisie. Jest to profilowanie w
rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, służące personalizacji reklam.

Nie
podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym
przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Pani/Pana skutki prawne
lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały. Nie
stosujemy profilowania w obsłudze zapytań, realizacji zamówień,
obsłudze szkoleń ani w rekrutacji.

Wobec
profilowania marketingowego może Pani/Pan w każdej chwili wnieść
sprzeciw (art. 21 ust. 2 RODO) albo po prostu wycofać zgodę na
cookies marketingowe.

11.
Bezpieczeństwo danych

Stosujemy
środki techniczne i organizacyjne odpowiadające charakterowi
przetwarzanych danych i ryzyku (art. 32 RODO), w szczególności:
kontrolę dostępu i zarządzanie uprawnieniami, upoważnienia do
przetwarzania danych, politykę haseł, szyfrowanie transmisji
(protokół HTTPS), kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń w
systemach, aktualizacje oprogramowania oraz procedury postępowania w
przypadku naruszenia ochrony danych. Personel jest przeszkolony w
zakresie ochrony danych, a podmioty przetwarzające dane w naszym
imieniu są zobowiązane umownie do stosowania odpowiednich
zabezpieczeń.

Ze
swojej strony zalecamy zachowanie w tajemnicy danych do logowania w
sklepie, używanie unikalnych i mocnych haseł oraz utrzymywanie
aktualnego oprogramowania na urządzeniu.

12.
Zmiany Polityki

Politykę
aktualizujemy w razie zmiany przepisów, zakresu funkcjonalności
Serwisu albo wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze
publikowana w Serwisie, ze wskazaniem daty. O istotnych zmianach
możemy poinformować dodatkowo — pocztą elektroniczną do
zarejestrowanych użytkowników albo komunikatem w Serwisie.

Wersja:
projekt
z 6 sierpnia 2026 r. Zastępuje dokumenty opublikowane 28.03.2025
(ekologus.pl) i 19.12.2024 (sklep.ekologus.pl) oraz nieopublikowaną
wersję z 24.11.2025. Data publikacji: .